Dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hoá giấy tờ Việt Nam cho hồ sơ Grenada: làm một lần cho đúng

Trả lời ngắn: hầu hết giấy tờ tiếng Việt trong hồ sơ quốc tịch Grenada cần dịch sang tiếng Anh, chứng thực bản dịch theo đúng thủ tục, và hợp pháp hoá theo yêu cầu của chương trình mà đơn vị tư vấn hướng dẫn. Làm đúng nhất là làm một đợt cho cả nhà, sau khi giấy tờ gốc đã đủ và đã được đối chiếu tên, ngày tháng. Dịch trước khi giấy tờ gốc chốt là dịch hai lần.

Yêu cầu cụ thể về hình thức chứng thực, hợp pháp hoá thay đổi theo thời kỳ và theo chương trình; hãy làm theo danh mục của đơn vị được cấp phép đang xử lý hồ sơ.

Giấy tờ nào thường phải dịch

Nhóm	Giấy tờ
Hộ tịch	Khai sinh, đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, khai tử, xác nhận tình trạng hôn nhân
Lai lịch	Phiếu lý lịch tư pháp
Nguồn tiền	Hợp đồng mua bán nhà đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sao kê, hợp đồng lao động, xác nhận thu nhập, chứng từ thuế, giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính
Quan hệ	Hợp đồng tặng cho, văn bản đồng ý cho con đi kèm
Khác	Giấy xác nhận cư trú, bằng cấp nếu được yêu cầu

Bước 0: đối chiếu trước khi dịch

Đây là bước tiết kiệm nhiều thời gian nhất:

1. Lấy hộ chiếu của từng người làm chuẩn tên (thường in không dấu, họ – tên đệm – tên).
2. Đối chiếu tên, ngày sinh, nơi sinh trên mọi giấy tờ với hộ chiếu.
3. Đánh dấu chỗ lệch, xử lý bằng đính chính hộ tịch hoặc giấy xác nhận trước khi dịch.
4. Lập một "bảng chuẩn tên" gửi cho đơn vị dịch, yêu cầu dịch đúng như bảng.

Bước 1: dịch và chứng thực bản dịch

Dịch thuật qua tổ chức hành nghề công chứng hoặc theo quy định chứng thực chữ ký người dịch. Lưu ý:

• Tên riêng, địa danh dịch thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
• Con số tiền, ngày tháng dịch chính xác theo định dạng tiếng Anh, không làm tròn.
• Con dấu, chữ ký trên bản gốc được mô tả trong bản dịch theo cách dịch giả thông dụng.
• Sao kê ngân hàng dài: hỏi đơn vị tư vấn có cần dịch toàn bộ hay chỉ các trang liên quan, kèm bản tóm tắt.

Bước 2: hợp pháp hoá theo yêu cầu

Giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp, khi dùng ở nước ngoài, thường phải qua thủ tục chứng nhận và hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định. Đường đi cụ thể cho hồ sơ Grenada phụ thuộc yêu cầu hiện hành của chương trình và quan hệ ngoại giao, lãnh sự giữa các nước; đơn vị tư vấn có kinh nghiệm sẽ chỉ rõ giấy tờ nào cần, nộp ở đâu, mất bao lâu. Đừng tự áp dụng cách làm của hồ sơ du học hay visa nước khác.

Thứ tự gợi ý cho cả gia đình

1. Gom đủ bản gốc cho mọi thành viên.
2. Đối chiếu, đính chính, lập bảng chuẩn tên.
3. Xin lý lịch tư pháp (giấy có thời hạn) sau cùng trong nhóm hộ tịch – lai lịch.
4. Dịch một đợt toàn bộ, chứng thực.
5. Hợp pháp hoá một đợt.
6. Đơn vị tư vấn kiểm tra trước khi nộp.

Sai sót hay gặp

• Bản dịch ghi tên có dấu ở chỗ này, không dấu ở chỗ khác.
• Dịch "Ủy ban nhân dân phường" theo nhiều cách khác nhau trong cùng bộ.
• Năm sinh trên khai sinh cũ khác căn cước, không có giấy giải thích.
• Bản sao chứng thực đã quá cũ hoặc mờ dấu.
• Dịch sao kê thiếu trang có giao dịch quan trọng.

Chi phí và thời gian

Chi phí dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hoá tính theo số trang và số giấy tờ; gia đình đông người với nguồn tiền phức tạp có bộ giấy tờ dày. Hỏi báo giá trọn gói theo danh mục trước, so với chi phí làm lẻ. Thời gian phụ thuộc số lượng và mùa cao điểm; làm một đợt gọn thường nhanh hơn nhiều đợt nhỏ.

Lưu trữ sau khi xong

Giữ một bản sao điện tử đầy đủ của bộ giấy tờ đã dịch và hợp pháp hoá. Sau này khi bổ sung người phụ thuộc, gia hạn hộ chiếu, hay làm hồ sơ E-2, nhiều giấy tờ sẽ được hỏi lại — có sẵn bản dịch chuẩn giúp tiết kiệm đáng kể.

Khi nào cần bản sao chứng thực, khi nào cần bản gốc

Không phải giấy tờ nào cũng gửi bản gốc. Thông thường, giấy tờ hộ tịch và lý lịch tư pháp cần bản gốc hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (trích lục); giấy tờ tài sản, hợp đồng thường dùng bản sao chứng thực. Gửi bản gốc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ra nước ngoài là điều nên tránh — hỏi đơn vị tư vấn hình thức thay thế được chấp nhận. Lập danh sách rõ: giấy nào gửi bản gốc, giấy nào gửi bản sao, ai giữ bản gốc ở Việt Nam.

Một danh mục mẫu cho gia đình bốn người

Vợ chồng và hai con (một con 15 tuổi, một con 19 tuổi đang học đại học): khai sinh bốn người, đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp ba người lớn (vợ, chồng, con 19 tuổi), giấy xác nhận đang học của con lớn, giấy tờ nguồn tiền của người đứng đơn, giấy khám sức khoẻ bốn người. Cộng với hộ chiếu và ảnh, bộ hồ sơ có thể lên tới vài chục đầu giấy tờ cần dịch. Lập bảng theo từng người, đánh dấu trạng thái: đã có bản gốc, đã đối chiếu, đã dịch, đã hợp pháp hoá.

Quy định về dịch thuật, chứng thực và hợp pháp hoá có thể thay đổi; luôn làm theo danh mục cập nhật nhất của đơn vị được cấp phép đang xử lý hồ sơ của bạn.

Một lời khuyên cuối: chọn một người trong nhà làm đầu mối giấy tờ, giữ bảng theo dõi và làm việc với đơn vị dịch thuật. Nhiều người cùng gửi giấy tờ lẻ tẻ là nguyên nhân phổ biến nhất của bản dịch thiếu thống nhất.

Có cần dịch toàn bộ sao kê ngân hàng nhiều năm không?

Tuỳ yêu cầu của chương trình và cách đơn vị tư vấn trình bày nguồn tiền. Thường các trang thể hiện giao dịch chính được dịch đầy đủ, kèm bản tóm tắt dòng tiền.

Tôi tự dịch rồi đi chứng thực được không?

Chứng thực chữ ký người dịch có điều kiện về người dịch theo quy định. Để tránh bị trả lại, nên dùng tổ chức dịch thuật đủ điều kiện theo hướng dẫn của đơn vị tư vấn.

Hợp pháp hoá mất bao lâu?

Phụ thuộc số lượng giấy tờ và quy trình hiện hành. Hỏi đơn vị tư vấn để lên lịch, và làm một đợt cho cả nhà.

Tên trên khai sinh có dấu, hộ chiếu không dấu, có phải đính chính không?

Có dấu và không dấu của cùng một tên thường không cần đính chính. Cần xử lý khi khác chữ, khác thứ tự hoặc khác ngày sinh.